TIRE SUAS DÚVIDAS
SOBRE O eSOCIAL
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Folha de pagamento digital entra em vigor ao longo de 2014 e
afeta todas as empresas do País
A partir
de 2014, todas as empresas brasileiras terão de se adaptar ao eSocial. As
exigências do novo sistema, também conhecido como folha de pagamento digital,
ainda despertam muitas dúvidas de empreendedores e empresas de vários portes.
O melhor a
fazer, segundo especialistas de consultorias, órgãos do governo envolvidos e
empresas que já estão testando o sistema é procurar entender o eSocial agora
e não deixar o problema para depois. Confira os principais pontos:
1) O que é o
eSocial?
O eSocial (ou folha de
pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital
das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema
Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças
esse sistema traz?
O eSocial vai mudar a forma como todas as
empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias,
previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o
sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo
federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A
transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será
preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao
Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.
3) O eSocial será
obrigatório?
Sim, o eSocial será obrigatório para todas
as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte - do Microempreendedor
Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.
4) Qual é o
cronograma?
Primeiramente,
a adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro
de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi
alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da empresa.
Segundo a Receita Federal, no primeiro
semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro
real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar,
obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano
que vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos
produtores rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de
até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional.
De acordo com o coordenador de Sistemas da
Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, a previsão é de
que um novo ato normativo seja publicado até o início de novembro,
oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previsão é que até
2015 a transição para o eSocial seja totalmente finalizada.
5) Quais órgãos do governo
estão envolvidos no projeto?
O projeto envolve a Receita Federal, a
Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa
maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e
trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é
parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todos as esferas
envolvidas.
6) Quais são os
benefícios esperados?
O governo espera reduzir a burocracia para
as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias,
previdenciárias e trabalhistas.
Nove obrigações feitas mensalmente e
anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como os Caged, a Rais, a Dirf
e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema
do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as
informações de seu interesse.
Como o eSocial irá integrar todas as
informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará
mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.
7) Quais
atividades serão afetadas?
São exemplos: cadastramento de
trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão,
afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho,
mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento,
ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias),
imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS.
8) Como o eSocial vai
funcionar?
O empregador poderá acessar o site
www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o
software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da
integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento
e o enviará ao empregador.
9) O sistema do
eSocial corre o risco de ficar sobrecarregado no dia do envio da folha de
pagamento?
Juntas, todas as empresas brasileiras devem
gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês, segundo a previsão da Receita
Federal. A expectativa é de que 50% desse volume mensal seja enviado perto do
dia de fechamento da folha pagamento. Com essa expectativa, a Receita Federal
afirma que o sistema do eSocial está preparado tecnologicamente para receber
esse volume de informações sem erros.
10) Por onde
começar?
O primeiro passo será o cadastramento dos
funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não
haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O
modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos
registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os
trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode
ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o
processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar
inconsistências.
11) Dentro das empresas, qual
departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
A adequação ao eSocial envolve diversas
áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal,
contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro.
Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da
mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva
responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e
revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro
da empresa, segundo a sócia da área de outsourcing da Deloitte, Angela
Castro. "É uma mudança cultural", diz.
13) Qual o prazo
para envio das informações?
O eSocial não muda a lei atual. O envio dos
dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada
evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo,
deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a
trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já
a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
14) O que
acontece se a empresa que não se adequar?
O eSocial não altera nenhuma
legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes
do governo. Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da
Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos
trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática. A empresa que
não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas
legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas
15) O que é o eSocial para o
empregador doméstico?
O site do eSocial (www.esocial.gov.br) já
está funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores domésticos.
Mas o cadastro ainda é opcional - só será obrigatório 120 dias após a
regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das Domésticas),
que está na Câmara dos Deputados.
Por enquanto, para acessar o modelo do
empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código de acesso, via
CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas últimas
declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.
Por
ser opcional, o sistema hoje tem o cadastro de 45 mil empregadores
domésticos. O número ainda baixo diante dos 2 milhões existentes, segundo a
Receita Federal.
Por: Hugo Passarelli e Mariana
Congo
Fonte: Folha de São Paulo
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